Văn bản điện tử là gì? Những điều cần biết về văn bản điện tử
BÀI LIÊN QUAN
Soạn thảo văn bản là gì? Tất tần tật những thông tin bạn cần biết về soạn thảo văn bảnVăn bản luật là gì? Những thông tin quan trọng cần nắm rõ về văn bản luậtVăn bằng chứng chỉ là gì? Lưu ý khi chuẩn bị văn bằng chứng chỉ trong quá trình xin việcVăn bản điện tử là gì?
Căn cứ theo Khoản 7 Điều 3 Nghị định 78/2015/NĐ-CP có quy định rằng: “Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy.”
Hiểu một cách đơn giản hơn, văn bản điện tử là một dạng thông tin được gắn kèm theo dữ liệu (có thể là dạng chữ, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh hoặc một hình thức dữ liệu khác bằng phương tiện điện tử). Loại văn bản này được sử dụng để xác nhận người ký văn bản và sự chấp thuận của người đó đối với nội dung dữ liệu được ký.
Đặc điểm của văn bản điện tử là gì?
Tính tin cậy, chính xác
Đặc điểm này chỉ tính đáng tin cậy của văn bản điện tử về mặt hình thức và nội dung. Tựu chung lại, tài liệu điện tử phải có hình thức định dạng hoàn chỉnh và không bị sửa đổi, có nội dung không thay đổi được.
Tính xác thực
Đặc điểm này chỉ khả năng của tài liệu có thể làm chứng cứ cho sự kiện hoặc hoạt động thực tiễn. Văn bản phải thể hiện được bối cảnh hành chính, có tác giả, địa chỉ và người lập ra, sự việc mà tài liệu điện tử có liên quan hoặc hỗ trợ về mặt thủ tục hay là một bộ phận của quá trình ra quyết định.
Tính đồng nhất
Tính đồng nhất của văn bản điện tử là gì? Đây là thuộc tính làm cho tài liệu có tính chất độc đáo và phân biệt với các loại tài liệu khác, gồm: Tên của cơ quan, tổ chức, cá nhân lập tài liệu, thời gian, địa điểm lập tài liệu và truyền đạt tài liệu, hình thức của tài liệu, ý nghĩa và ký hiệu về vấn đề hoặc sự việc, sự kiện mà tài liệu tham gia, sự thể hiện mối quan hệ của tài liệu với các tài liệu khác, ký hiệu về những tài liệu kèm theo…
Tình toàn vẹn
Một văn bản có sự toàn vẹn nếu được giữ nguyên vẹn và không bị sửa đổi về nội dung cần được truyền đạt để đạt được mục đích. Sự toàn vẹn có thể được thể hiện trong các tình huống về chính trị, lịch sử, ở hình thức bề ngoài của văn bản mang tính toàn diện và tổng hợp, trong tính hệ thống thông tin, chức năng của tài liệu.
Sự toàn vẹn có mức độ tương đối hoặc mức độ hoàn toàn trong thực tế tồn tại của văn bản điện tử. Tài liệu tồn tại như thể đã được tạo lập ra thì có mức độ toàn vẹn hoàn toàn hay toàn vẹn tuyệt đối. Nếu tài liệu qua một số thay đổi thì không thể cho rằng tài liệu đó đã tồn tại như đã được tạo lập ra ban đầu, do vậy văn bản có mức độ toàn vẹn tương đối hay cho phép sai số theo quy định.
Sự khác nhau giữa văn bản giấy và văn bản điện tử là gì?
Văn bản điện tử xuất hiện đã giúp cho hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và sự liên hệ, truyền đạt thông tin giữa các cá nhân, tổ chức trở nên dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Vậy sự khác nhau giữa văn bản giấy và văn bản điện tử là gì? Chúng ta sẽ cùng tham khảo những ưu điểm vượt trội của văn bản điện tử so với văn bản giấy ngay dưới đây.
Chu chuyển nhanh chóng trong môi trường điện tử
Đây là ưu điểm vượt trội nhất của văn bản điện tử đối với tài liệu giấy. Chỉ cần có mạng Internet và thiết bị để soạn thảo, kết nối thì mọi cá nhân, tổ chức trên phạm vi toàn cầu có thể truyền thông tin, tài liệu cho nhau mà không cần lo nghĩ vấn đề khoảng cách. Sự chu chuyển nhanh chóng của tài liệu điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời gần như ngay lập tức của các thông tin.
Chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng
Với tài liệu truyền thống trên nền giấy, việc chỉnh sửa lại một văn bản thường mất nhiều thời gian và công sức. Thì hiện nay, việc soạn thảo văn bản trên máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, đây vừa là ưu điểm của tài liệu điện tử vừa là thách thức đối với nền hành chính và công tác lưu trữ.
Bảo đảm việc quản lý văn bản
Việc lưu trữ văn bản điện tử giảm thiểu rất lớn không gian và kho tàng so với văn bản giấy. Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm rất lớn chi phí cho văn phòng phẩm như việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vận chuyển tài liệu bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, bảo đảm an toàn tài liệu.
Trong cùng một cơ quan, tổ chức, khi chuyển văn bản điện tử, các cá nhân sẽ được đặt trong một môi trường thông tin chung, nhiều người sẽ có thể tham gia để giải quyết công việc. Điều này sẽ bảo đảm sự thông suốt và thống nhất trong quá trình xử lý văn bản.
Quá trình xử lý văn bản điện tử nhanh chóng, thuận tiện và theo một hệ thống nhất định
Việc tìm kiếm tài liệu và thông tin văn bản mang tính hệ thống rất cao vì được thực hiện thông qua hệ thống tra tìm tự động. Kết quả tra thường cho ra một hệ thống văn bản có cùng dạng thông tin.
Việc sử dụng văn bản điện tử và lưu giữ trong môi trường điện tử cũng giảm thiểu khả năng thất lạc văn bản, điều có thể dễ dàng xảy ra đối với văn bản giấy.
Tài liệu điện tử khắc phục được một số những hạn chế của văn bản giấy đặc biệt là tốc độ gửi và nhận thông tin, đã làm giảm bớt những công đoạn thủ công, tiết kiệm nhiều chi phí có liên quan và tạo môi trường làm việc điện tử rộng khắp thế giới, là tiền đề quan trọng trong việc xây dựng chính phủ điện tử.
Tác dụng của văn bản điện tử là gì?
Sử dụng văn bản điện tử giúp các tổ chức, cá nhân tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến, mang đến rất nhiều lợi ích thiết thực sau đây:
- Rút ngắn thời gian : Các hoạt động ký kết giao dịch, được rút ngắn thời gian và hiệu quả.
- An toàn, bảo mật danh tính cao: Cá nhân, tổ chức được bảo mật an toàn hơn việc ký kết bằng tay. Không thể mạo danh chữ ký điện tử.
- Đa dạng và linh hoạt cách thức : Bạn có thể ký kết tại bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào.
- Rút gọn quy trình chứng nhận giấy tờ : Giúp quy trình lập, chuyển, nhận giấy tờ, tài liệu, hồ sơ cho khách hàng, đối tác, cơ quan nhanh chóng và hiệu quả tốt nhất.
