Soạn thảo văn bản là gì? Tất tần tật những thông tin bạn cần biết về soạn thảo văn bản

Tìm hiểu soạn thảo văn bản là gì

“Soạn thảo văn bản là gì?” là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm đến. Thực chất soạn thảo văn bản là một phần mềm, ứng dụng cho phép con người thực hiện các thao tác liên quan đến việc soạn thảo văn bản, chẳng hạn như gõ, nhập văn bản, sửa đổi, trình bày,... 

Bên cạnh cách trả lời trên thì nhiều người còn trả lời rằng soạn thảo văn bản là một người bạn, một người đồng hành của những cô nàng văn phòng, những họa sĩ, kỹ sư, biên tập, thư ký,... Nói tóm lại là những người có công việc chính/ công việc hằng ngày liên quan đến máy tính.

Như vậy, việc soạn thảo văn bản được diễn ra chủ yếu ở trên máy tính. Đặc biệt, trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, soạn thảo văn bản đã trở thành công việc quen thuộc. Nếu bạn đã từng tiếp xúc qua công việc này thì bạn sẽ thấy việc soạn thảo văn bản rất đơn giản lại tiện lợi. Bên cạnh đó, không khó để thấy rằng việc soạn thảo văn bản diễn ra chủ yếu ở phần mềm Word.

Chức năng của hệ soạn thảo văn bản là gì?

Nhiều người cho rằng chức năng chính của việc soạn thảo văn bản là đưa các thông tin lên máy tính và gửi những thông tin này cho người khác. Thế nhưng không hẳn, bởi hệ soạn thảo văn bản còn đem đến cho người dùng rất nhiều lợi ích. Vậy chức năng của hệ soạn thảo văn bản là gì?

Nhập và lưu trữ văn bản

Soạn thảo văn bản cho phép bạn nhập văn bản vào máy tính một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, bạn còn có thể dễ dàng lưu trữ văn bản mà không sợ bị mất. Với tính năng này, cho dù chưa soạn thảo văn bản xong, bạn vẫn có thể lưu lại văn bản để ngày hôm sau làm tiếp mà không cần sợ mất dữ liệu.

Đặc biệt, khi soạn thảo văn bản ở phần mềm google doc, dữ liệu sẽ tự động được lưu lại. Chính vì vậy bạn hoàn toàn không sợ các sự cố xảy ra bất ngờ (như mất điện) sẽ làm mất dữ liệu. 

Sửa đổi văn bản

Trước tiên hãy cùng chúng tôi làm một ví dụ so sánh để thấy được những ưu điểm của soạn thảo văn bản nhé! Khi viết văn bản lên giấy, bạn không chỉ mất thời gian mà còn khó để sửa đổi mỗi khi sai, đặc biệt là đối với bút mực. Thậm chí, nếu sửa quá nhiều sẽ khiến văn bản lem luốc, mất tính thẩm mỹ.

Thay vì vậy, khi soạn thảo văn bản trên máy tính, bạn có thể sửa đổi ký tự và từ một cách dễ dàng. Chỉ với những thao tác như xóa, chèn hoặc thay thế ký tự, bạn đã có thể sửa đổi văn bản một cách đơn giản mà đảm bảo tính thẩm mỹ. 

Bên cạnh đó, việc soạn thảo văn bản còn góp phần giúp dữ liệu của bạn trông đẹp mắt hơn. Cụ thể, bạn có thể dễ dàng xóa, copy, sao chép một đoạn văn bản hay một hình ảnh nào đó. Nhờ vậy mà văn bản của bạn sẽ trở nên logic, bắt mắt người nhìn.

Trình bày văn bản

Soạn thảo văn bản còn cho phép người dùng định dạng và trình bày văn bản, giúp văn bản trở nên rõ ràng, đẹp mắt và logic hơn. Một số thao tác người dùng có thể thực hiện chẳng hạn như:

• Định dạng ký tự: cỡ chữ, phông chữ, kiểu chữ,...
• Định dạng đoạn văn bản: căn lề đoạn văn, định dạng dòng đầu tiên so với cả đoạn, khoảng cách các dòng trong đoạn văn, khoảng cách các đoạn văn trong bài,...
• Định dạng trang văn bản: lề, kích thước, hướng trang giấy,...

Một số chức năng khác của soạn thảo văn bản

Bên cạnh những chức năng đã kể trên thì soạn thảo văn bản còn đem đến những lợi ích khác, đảm bảo sự tiện lợi cho người sử dụng. Vậy những lợi ích của hệ soạn thảo văn bản là gì?

Đó là khả năng tìm kiếm và thay thế, gõ tắt hoặc tự động sửa lỗi khi gõ sai, tự động đánh số trang, tạo chữ nghệ thuật trong văn bản, kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Ngoài ra còn có tạo bảng, tính toán, sắp xếp trong bảng cùng nhiều chức năng khác.

Những điều dân văn phòng cần biết về soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản từ lâu đã trở thành kỹ năng quen thuộc mà dân văn phòng cần biết. Bên cạnh đó, khi soạn thảo văn bản, dân văn phòng cần biết những điều dưới đây để tránh mắc khỏi các lỗi cơ bản cũng như nâng cao độ chuyên nghiệp của bản thân:

Hạn chế thấp nhất tình trạng sai lỗi chính tả, lỗi đánh máy

Lỗi đánh máy hay sai chính tả là những lỗi rất dễ gặp. Tuy nhiên đối với dân văn phòng, lỗi này tuyệt đối không được xuất hiện. Không cần biết nội dung văn bản của bạn có hay ra sao, cách trình bày có đẹp mắt, logic thế nào, việc sai chính tả đã khiến văn bản của bạn mất đi ấn tượng ban đầu, khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp. 

Việc đánh sai lỗi chính tả gây khó chịu kinh khủng đến người đọc. Nếu là những văn bản bình thường thì không sao, không có vấn đề gì lớn, người đọc dễ tính có thể thông cảm cho bạn. Tuy nhiên, trong những môi trường nghiêm túc, thường xuyên tiếp xúc với các văn bản, giấy tờ quan trọng thì việc sai lỗi chính tả đem đến hậu quả rất nghiêm trọng. Chẳng hạn như điều này sẽ khiến toàn văn bản của bạn bị hủy bỏ, không thể dùng được.

Chú trọng vào nội dung bài viết

Nếu excel và Powerpoint sử dụng hiệu ứng, hình ảnh để tăng tính thu hút cho người đọc thì word chỉ đơn thuần là những con chữ, những thông tin. Chính vì vậy, để lôi cuốn người đọc, văn bản của bạn phải có nội dung, biết cách dẫn dắt. Bạn có thể sử dụng các câu văn để dẫn dắt vào vấn đề, tuy nhiên chỉ nên sử dụng với mức độ vừa phải, hợp lý, tránh miên man, dài dòng.

Sử dụng kích thước, phông chữ và căn lề thích hợp

Bằng việc sử dụng định dạng, văn bản của bạn sẽ trở nên đẹp mắt và khoa học hơn, từ đó đem đến cảm giác dễ chịu khi mới nhìn vào, tạo ấn tượng tốt trong lòng người đọc. Vậy phải sử dụng định dạng như thế nào để đem đến hiệu quả cao?

Trước tiên bạn cần lựa chọn phông chữ cho thích hợp. Hiện nay tại Word có rất nhiều phông chữ khác nhau, do đó bạn cần dựa vào nội dung để lựa chọn phông chữ cho phù hợp, tăng tính chuyên nghiệp. 

Nhiều người cho rằng việc lựa chọn phông chữ rất mất thời gian bởi phông chữ nào cũng giống nhau. Tuy nhiên bạn cần hiểu được mỗi phông chữ sẽ có một phong cách và đường nét riêng. Bạn không thể sử dụng phông chữ nghệ thuật cho những văn bản trang trọng. Chính vì vậy, khi soạn thảo văn bản đừng quên việc lựa chọn phông chữ nhé.

Bên cạnh phông chữ thì kích thước và căn lề cũng là yếu tố bạn cần để ý đến. Thông thường chúng ta chỉ dùng một cỡ chữ nhất định trong văn bản. Tuy nhiên trong trường hợp bạn muốn nhấn mạnh điều gì đó có thể lựa chọn in đậm hoặc in nghiêng.

Lời kết

Với những thông tin trên do chúng tôi chia sẻ, chắc hẳn người đọc đã hiểu rõ soạn thảo văn bản là gì rồi đúng không nào? Đừng quên tập soạn thảo văn bản mỗi ngày để nâng cao khả năng của mình, hạn chế lỗi đánh máy và tăng tính chuyên nghiệp nhé!