Biên bản là gì? Cấu trúc và cách viết văn bản

Khái niệm biên bản là gì?

Biên bản là một văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản không có hiệu lực pháp lý mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. 

Biên bản có thể là biên bản ghi lại một sự kiện như biên bản hội nghị, biên bản cuộc họp,...Hoặc có thể là ghi lại một hành vi cụ thể như lập biên bản hành vi vi phạm pháp luật, biên bản giao nhận, biên bản bàn giao tài sản, biên bản đồng ý hoặc không đồng ý về một nội dung nào đó. 

Biên bản phải được ghi chép một cách trung thực, khách quan, chính xác và đầy đủ. Biên bản không được ghi chép rồi chỉnh sửa mà phải được hình thành ngay khi sự việc, vụ việc đang hoặc đã diễn ra mới đảm bảo được tính chân thực.

Phân loại biên bản

Có 3 loại biên bản là: 

• Biên bản hội họp: Ghi lại tiến trình tổ chức thực hiện các cuộc họp hay hội nghị;
• Biên bản hành chính: Ghi chép cách tiến hành một công việc theo quy định hành chính như biên bản giao nhận và bàn giao, biên bản mở đề thi, biên bản hợp đồng.
• Biên bản có tính chất pháp lý: Ghi chép những vụ việc có liên quan đến pháp luật như biên bản khám nghiệm tử thi, biên bản phiên tòa, biên bản tai nạn giao thông.

 Vai trò của biên bản là gì? 

Biên bản có vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở để làm minh chứng cho các nhận định, kết luận hoặc các quyết định xử lý. Vì vậy, biên bản phải mô tả lại các sự việc kịp thời, tại chỗ với thông tin đầy đủ, chi tiết, mọi tình tiết đều khách quan, không bình luận thêm bớt.

Yêu cầu của một biên bản là gì?

Nội dung trên biên bản phải có trọng tâm, trọng điểm. Biên bản phải được ghi chép trung thực, đầy đủ và không suy diễn chủ quan. Kèm theo đó là số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể.

Thủ tục lập biên bản phải chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao. Điều này đòi hỏi trách nhiệm ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng nhận biên bản. Thông tin muốn chính xác có độ tin cậy cao phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe và sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn. Người ký phải tự giác (không được hoặc không bị cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

Phương pháp ghi biên bản là gì?

Ghi biên bản một cách đầy đủ và chính xác là công việc không dễ dàng. Đặc biệt là ghi biên bản cuộc họp hoặc ghi lời khai của nhân chứng, vì tốc độ nói luôn nhanh hơn tốc độ viết. Vì thế, nếu không có một số phương pháp nhất định, người ghi biên bản khó có thể theo kịp tiến độ của cuộc họp hoặc vụ việc đang diễn ra.

Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng như: đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, khám xét, khám nghiệm, ghi lời cung, lời tố cáo, bàn giao tài sản,…thì phải ghi đầy đủ, chi tiết và chính xác mọi nội dung và tình tiết nhưng cũng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong hội nghị, cuộc họp quan trọng, lời cung, lời khai,…phải ghi nguyên văn, đầy đủ, sau đó yêu cầu người nói nghe lại và xác nhận từng trang.

Trong các sự kiện thông thường như: biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận, họp cuối tuần,…có thể áp dụng cách ghi tổng hợp. Tức là trong biên bản chỉ cần ghi những nội dung quan trọng, còn những nội dung khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng phải luôn đảm bảo nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.

Phần kết thúc biên bản bản phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: hội nghị kết thúc, bàn giao xong, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày… Biên bản phải được đọc lại cho mọi người cùng nghe (có thể bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu). Cuối cùng là xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự thật và ký xác nhận. 

Về nguyên tắc, ghi chép biên bản là ghi ý. Tuy nhiên, người ghi biên bản cần phân loại khi tiếp nhận các thông tin. Đối với những thông tin để biết thì chỉ cần ý chính, nếu là thông tin để biết và để thực hiện thì phải ghi đầy đủ, không được bỏ sót ý nào và với những thông tin quan trọng cũng vậy. Trường hợp người nói yêu cầu ghi nguyên văn thì người ghi biên bản có thể sử dụng hình thức dẫn lời nói trực tiếp.

Người ghi biên bản cần tập trung lắng nghe và có trí nhớ tốt, vận dụng kỹ thuật ghi chép nhanh. Có thể sử dụng các cách biến đổi câu trong tiếng Việt để lựa chọn cấu trúc câu ngắn nhất mà vẫn đảm bảo thông tin được diễn đạt đầy đủ và chính xác. Có thể viết tắt một số từ thông dụng như UBND, TNHH, CP,…

Ngoài ra, có thể chuẩn bị sẵn các mẫu ghi biên bản để khi cuộc họp hoặc vụ việc diễn ra thì có thể ghi chép ngay.

Cấu trúc biên bản

Cấu trúc của một biên bản thường gồm 3 phần:

Phần mở đầu

Phần mở đầu sẽ bao gồm thời gian, địa điểm lập biên bản và thành phần tham dự.

Phần nội dung

Nếu là biên bản cuộc họp, hội nghị hoặc vụ việc đang diễn ra thì ghi theo tiến trình của cuộc họp, hội nghị, vụ việc đó.

Biên bản về vụ việc đã xảy ra thì mô tả lại hiện trường, ghi chép lại lời khai của nhân chứng, đương sự hoặc nhận định của những người có liên quan.

Phần kết thúc

Phần kết thúc sẽ ghi thời gian, địa điểm kết thúc việc lập biên bản. Nếu biên bản được thông qua bởi những người tham dự thì phải ghi rõ. Hoặc nếu biên bản được lập thành nhiều bản thì cũng phải ghi rõ số bản được lập.

Biên bản phải có chữ ký của người lập biên bản và chữ ký của chủ tọa (nếu là biên bản hội họp). Ngoài ra có thể tùy theo tính chất của vụ việc, ví dụ biên bản phải pháp luật phải có chữ ký của người đại diện tổ chức, chữ ký của người làm chứng và người bị hại (nếu có).

Lời kết 

Qua những thông tin trên, bạn đã hiểu biên bản là gì chưa. Nắm được những thông tin cơ bản về biên bản sẽ giúp ích rất nhiều cho cuộc sống của bạn. Bởi vì biên bản có thể xuất hiện ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào, đặc biệt là khi đi làm.