Quản lý tài liệu là gì? Những phần mềm hỗ trợ quản lý tài liệu dễ dàng

1. Tài liệu là gì? Quản lý tài liệu là gì?

Toàn bộ dữ liệu bảo đảm thông tin cho vấn đề sản xuất và quản lý được gọi là tài liệu. Hiểu theo nghĩa rộng thì tài liệu là các giấy tờ, chứng từ hết sức cần thiết trong mọi lĩnh vực hoạt động xã hội con người giúp con người không để sót những thông tin quan trọng trong quá trình hoạt động. Có thể thấy ở bất cứ lĩnh vực nào thì tài liệu vẫn luôn được chú trọng và đóng vai trò không thể thay thế. 

Quản lý tài liệu là công việc phân loại rồi lưu trữ tài liệu nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp để đảm bảo không bị thất lạc thông tin và phục vụ cho việc kinh doanh, sản xuất. Nếu như làm tốt việc quản lý tài liệu thì sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả và trơn tru hơn đảm bảo tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tiền bạc. 

Ngoài ra, việc quản lý tài liệu còn là công việc ghi nhận, sao chép các giấy tờ, sổ sách… để lưu lại trong kho tài liệu của công ty. Đây là phương pháp lưu trữ truyền thống với phương pháp đánh dấu mã số tài liệu và ghi chép thông tin vào những kẹp file hồ sơ để có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu khi cần thiết. Tuy nhiên, đây lại là cách quản lý tài liệu gặp nhiều khó khăn khi khối lượng những công văn giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp rất nhiều nên sẽ tốn khá nhiều theo thời gian và tiền bạc. Trong trường hợp này có thể khiến cho việc quản lý thông tin, tài liệu của doanh nghiệp trở nên lộn xộn và khó kiểm soát. Chính vì thế, cần phải hết sức chú trọng vào việc quản lý tài liệu trong quá trình kinh doanh và làm việc. 

2. Các bước quản lý tài liệu hiệu quả

Để có thể sắp xếp tài liệu một cách hiệu quả thì cần phải có các phương pháp cụ thể và thực hiện được các bước tuần tự như sau: 

Bước 1: Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ

Thông thường kho lưu trữ sẽ rất nhiều tài liệu khác nhau nên bước đầu tiên cần phân loại thành nhiều tập, những tập có kích thước lớn nên để phía dưới và xếp những tập có kích thước nhỏ lên trên. 

Bước 2: Xếp tài liệu lên giá

Sau khi đã phân loại xong thì cần phải sắp xếp tài liệu lên giá để bảo quản và thuận tiện cho việc tìm kiếm, tuy nhiên, có một mẹo nhỏ để việc sắp xếp có hiệu quả hơn chính là: 

• Sắp xếp theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, từ trên xuống dưới.
• Đối với tài liệu đã được chỉnh lý nên cho vào các hộp lưu trữ riêng.
• Mỗi bộ tài liệu cần được sắp xếp theo ngày, tháng, năm và ghi rõ ngày tháng bên ngoài để tìm kiếm dễ dàng. 

Bước 3: Sắp xếp các công cụ lưu trữ

Để có thể vận chuyển các tài liệu thì cần phải có các công cụ lưu trữ để thuận tiện cho việc vận chuyển, đồng thời, giữa các tủ và kệ để hồ sơ lưu trữ cần phải có khoảng cách thông thoáng đảm bảo không bị nghiêng ngả, đổ hay dựa vào nhau. 

Bước 4: Đưa ra bảng chỉ dẫn nơi lưu trữ tài liệu

Bảng chỉ dẫn hoặc sơ đồ là điều cần thiết để phục vụ việc tìm kiếm dữ liệu và ngay cả khi người quản lý kho không có ở đó thì mỗi người vẫn tự tìm được tài liệu cần thiết. 

3. Những phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả

1. DocEye

DocEye là phần mềm quản lý văn bản hiệu quả với đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao có thể đáp ứng yêu cầu của mọi doanh nghiệp. Đây được đánh giá là phần mềm hoàn hảo cho mọi cơ quan, doanh nghiệp để quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ mang lại hiệu quả cao và đặc biệt t iết kiệm rất nhiều thời gian cho người sử dụng. 

Ưu điểm nổi bật của phần mềm:

• Thu nhận và phân loại thông tin tài liệu một cách tự động.
• Hỗ trợ người sử dụng cập nhật, tạo việc hoặc chỉnh sửa tài liệu từ file cá nhân, đồng bộ các tài liệu, thư mục với file tài liệu chung của các phòng ban, công ty.
• Tùy chỉnh theo nhu cầu của người sử dụng một cách linh hoạt trong quá trình quản lý tài liệu. 
• Quản lý, tìm kiếm chia sẻ tài liệu công việc với tốc độ cao không giới hạn dung lượng. 
• Tính bảo mật cao, tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp giảm thiểu công đoạn in ấn.
• Có sẵn mẫu để tích hợp bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp 

2. giaduynguyen.com

giaduynguyen.com là phần mềm quản lý văn bản, công văn miễn phí bao gồm tất cả các tính năng quản lý, lưu trữ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa thời gian và công sức quản lý văn bản. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp cho các cá nhân trong doanh nghiệp trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và kịp thời. 

Ưu điểm nổi bật của phần mềm:

• Dễ dàng sử dụng đối với người Việt vì mang tính thuần việt cao.
• Hỗ trợ phân loại thông tin cũng như bảo mật tài liệu an toàn. 
• Tiết kiệm tối đa chi phí bảo quản dữ liệu.
• Tiết kiệm tối đa chi phí vận hành.
• Hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng. 

3. CloudOffice

CloudOffice là phần mềm chuyên nghiệp nhất hiện nay trong lĩnh vực quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng để đảm bảo việc lưu trữ, quản lý tài liệu diễn ra một cách ổn định như trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Một điểm nổi bật của phần mềm chính là khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành từ xa thông qua Internet.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm:

• Tiết kiệm tối đa chi phí quản lý cũng như thời gian vận hành và xử lý công việc. 
• Hỗ trợ đắc lực đôi với công tác thống kê báo cáo, in sổ công văn.
• Có thể đính kèm file nội dung văn bản vào tiêu đề.
• Cho phép người dùng có thể thao tác bình luận khi xem văn bản hoặc đưa ra ý kiến cá nhân liên quan đến văn bản nhờ đó mà mọi người có thể trao đổi trực tiếp thuận lợi. 
• Cho phép phân loại văn bản theo các chủ đề khác nhau tùy vào nhu cầu của mỗi người cũng như cách các lĩnh vực hoạt động.
• Lãnh đạo có thể thực hiện phê duyệt và xử lý văn bản ngay trên phần mềm của từng đơn vị tiện cho việc trao đổi. 
• Cho phép gửi văn bản tới các đơn vị khác hoặc từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc từ cấp dưới lên cấp trên.
• Điều hành công việc thông qua Internet. 

4. codedao.com

Hiện nay, nhiều cơ quan doanh nghiệp vẫn lưu trữ tài liệu theo kiểu truyền thông bằng giấy qua nhiều năm, nhưng qua thời gian số lượng tài liệu đã tăng lên gấp nhiều lần chính vì thế việc tìm kiếm thật sự khó. Để giải quyết vấn đề này thì mọi người đã sử dụng phần mềm codedao.com có thể hỗ trợ cho việc lưu trữ và tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm tối đa các chi phí.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm:

• Giao diện đơn giản, gần gũi và dễ sử dụng.
• Hỗ trợ nhanh chóng và chính xác đối với việc theo dõi và xử lý văn thư trong quá trình làm việc.
• Tiết kiệm tối đa thời gian để tra cứu văn bản, công văn dù thời gian có lâu đến mấy.
• Tra cứu văn bản, công văn một cách nhanh chóng khi đã được phân loại theo ký hiệu, ngày ban hành, nơi ban hành hay nội dung… 
• Lưu trữ được các dạng công văn kèm theo file đính kèm và đều được mã hóa một cách cẩn thận. 
• Có khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu trong quá trình làm việc. 

5. Faceworks

Faceworks cũng là một trong những phần mềm đặc biệt được dùng để lưu trữ, sắp xếp tài liệu một cách hợp lý, tránh thất lạc và muốn tìm kiếm văn bản trong thời gian ngắn nhất khi cần để phục vụ cho công việc văn thư mà không cần phải thực hiện theo cách thủ công. Mọi vấn đề về sắp xếp quản lý đều sẽ được giải quyết nhanh chóng, không tốn công sức và thời gian. 

Ưu điểm nổi bật của phần mềm:

• Số lượng văn bản lưu trữ không giới hạn một cách tập trung và bảo mật.
• Tìm kiếm và truy cập văn bản dễ dàng, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và được phân loại với các tiêu chí cụ thể. 
• Sắp xếp, quản lý tài liệu một cách khoa học, rõ ràng thuận lợi cho việc tìm kiếm và tránh nhầm lẫn khi lưu trữ. 
• Tài liệu lưu trữ có thể đính kèm file dữ liệu trên phần mềm, dễ dàng thêm, sửa, xóa văn bản đính kèm nếu như cần sửa đổi và dễ dàng truy cập để xem nội dung văn bản đến và đi theo ngày, tháng, năm.
• Mọi hoạt động trên hệ thống đều được thông báo trực tiếp đến điện thoại, email chính chủ.

6. DMS Lạc Việt

DMS Lạc Việt là một trong những phần mềm quản lý tài liệu, văn bản và hồ sơ lưu trữ một cách đơn giản và đầy đủ các tính năng cho các doanh nghiệp, tổ chức… Phần mềm này sẽ bao gồm các phần như lưu trữ, quản lý, phân loại, khai thác, bảo vệ, tra cứu… Giúp cho việc quản lý tài liệu trở nên đơn giản, dễ dàng và tiết kiệm được nhiều thời gian. 

Ưu điểm nổi bật của phần mềm:

• Giao diện được thiết kế đơn giản, gần gũi và sử dụng dễ dàng. 
• Có hai chứng căng tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao để ra được kết quả chính xác nhất và việc sử dụng thuận tiện cho mọi nhân viên. 
• Hồ sơ lưu trữ được quản lý và phân chia rõ ràng theo nhiều kho khác nhau như kho chuyên dụng, kho tạm​,...
• Thu thập, bảo quản, tra cứu và báo cáo thống kê dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng. 
• Phân quyền người dùng cụ thể để đảm bảo tính bảo mật cần thiết với những tài liệu lưu trữ. 
• Hỗ trợ người dùng đăng ký, gia hạn và sử dụng tài liệu trực tiếp cho việc đăng ký sử dụng, mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến một cách nhanh chóng, thuận tiện.

Quản lý tài liệu là một khâu cực kì quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức. Trong thời đại công nghệ phát triển việc sử dụng các phần mềm quản lý được khuyến khích để tinh gọn các giai đoạn và tiết kiệm được tối đa thời gian cho những người làm công việc này.