Tìm hiểu OPM là gì? Cách quản lý tổ chức dự án hiệu quả không phải ai cũng biết!

Bạn đã biết OPM là gì chưa?

OPM là một thuật ngữ rất quen thuộc trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải ai cũng biết OPM là gì. Để người đọc có thể hiểu rõ hơn về thuật ngữ này, trong phần này chúng ta sẽ điểm qua một số thông tin về nguồn gốc ra đời của thuật ngữ.

Nguồn gốc ra đời của OPM

OPM còn được biết đến với từ đầy đủ là Organization Project Management, khi được dịch sang tiếng Việt thuật ngữ này mang nghĩa quản lý dự án tổ chức. 

Organization Project Management xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1998 tại một cuộc họp của Ủy ban Tiêu chuẩn của Viện quản lý dự án do ông John Schlichter nghiên cứu. Tuy nhiên mãi đến năm 2003 thuật ngữ này mới được xuất bản theo đúng tiêu chuẩn ban đầu. Sau đó đến năm 2008, OPM được chỉnh sửa và bổ sung, trở thành một tiêu chuẩn ANSI. Tới năm 2013, thuật ngữ đã trải qua cập nhật lần thứ 3.

Hiểu rõ nghĩa OPM là gì?

Như vậy với những thông tin phía trên ta đã biết được lịch sử ra đời của OPM cũng như biết rằng OPM nghĩa là quản lý tổ chức dự án. Vậy quản lý tổ chức dự án là gì? 

Với mỗi một dự án tổ chức sẽ bao gồm các chương trình hay các danh mục đầu tư được đặt ra ngay từ khi xây dựng chiến lược. Nhiệm vụ của OPM là thực hành quản lý các thay đổi của doanh nghiệp sao cho các chiến lược đã đặt ra phải thực hiện đúng và đem đến kết quả cao nhất có thể. Để làm được điều này, người quản lý phải thực hiện những công việc như giám sát, hướng dẫn quản lý dự án, danh mục, chương trình và hoạt động tổ chức,...

Việc ứng dụng OPM sẽ giúp đưa ra các chiến lược đúng đắn và hoàn thiện nó một cách tốt hơn, tạo ra sự cạnh tranh bền vững. Thế nhưng đây hoàn toàn không phải là một việc dễ dàng. Chính vì vậy, để quản lý dự án tổ chức OPM hiệu quả thì người quản lý cần xác định rõ tầm nhìn của mình cũng như trang bị cho bản thân những kiến thức về lợi ích và mô hình OPM. 

Quản lý tổ chức dự án bao gồm những loại nào?

Như đã đề cập qua ở phía trên, để có thể quản lý tổ chức dự án một cách hiệu quả thì việc biết OPM là gì thôi vẫn chưa đủ, bạn cần nắm rõ những thông tin liên quan đến thuật ngữ này. Trong đó, phân loại OPM là thông tin quan trọng mà bạn cần biết.

Dựa vào môi trường hoạt động, các mục tiêu đã đề ra và bản chất của công việc mà người ta chia OPM thành 3 loại, đó là tổ chức dự án theo chức năng, tổ chức dự án theo ma trận và tổ chức dự án dự kiến. Hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu chi tiết về 3 loại OPM này nhé!

Tổ chức dự án theo chức năng là gì?

Bạn có thể hiểu đơn giản tổ chức dự án theo chức năng là việc sắp xếp và phân chia các phòng ban trong công ty. Cụ thể hơn, trong mỗi công ty sẽ có các phòng, ban với những chức năng nhất định, chẳng hạn như phòng nhân sự, phòng hành chính, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật,... Mỗi phòng, ban sẽ nhận được một tổ chức dự án với chức năng tương tự. Sau khi nhận được dự án, người quản lý sẽ xác định các chức năng cần có trong dự án này và phân chia chúng theo từng chức năng riêng.

Với cách quản lý này, mỗi chức năng trong dự án sẽ được đảm nhiệm bởi các nhân viên có kỹ năng tốt. Nhờ vậy mà tổ chức dự án sẽ đem đến hiệu suất làm việc cao hơn, kết quả tốt hơn.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, người quản lý nên quan tâm đến sự giao tiếp và cách làm việc nhóm giữa các bộ phận. Điều này sẽ giúp đem đến kết quả cao trong khoản thời gian ngắn.

Tìm hiểu về tổ chức dự án theo ma trận

Điểm giống nhau giữa tổ chức dự án theo ma trận và tổ chức dự án theo chức năng là đều phân nhóm nhân viên theo chức năng của họ. Tuy nhiên điểm khác biệt là tổ chức dự án theo ma trận lại sắp xếp theo các mức độ của ma trận, cụ thể từ mạnh đến trung bình đến yếu.

Điểm đặc biệt ở loại OPM này là có sự linh hoạt giữa con người với con người, con người với công việc. Khi có sự linh hoạt này, sự trao đổi giữa con người diễn ra dễ dàng và thuận lợi hơn. Đồng thời các thành viên trong nhóm sẽ có thêm nhiều kinh nghiệm làm việc.

Bên cạnh đó, tổ chức dự án theo ma trận còn là một đường quyền rõ ràng, được thiết lập cụ thể nhằm đưa ra quyết định và phê duyệt dễ hơn. Ngoài ra, bạn còn có thể kết hợp loại hình OPM này với tổ chức dự án theo chức năng hoặc dự kiến. 

Mặc dù sở hữu khá nhiều ưu điểm thế nhưng loại hình tổ chức này dễ khiến nhân viên cảm thấy bản thân đang hoạt động một mình. Điều này sẽ khiến các nhân viên chịu áp lực lớn. Nếu không đưa ra các giải pháp kịp thời có thể ảnh hưởng đến chất lượng dự án.

Tổ chức dự án dự kiến 

Loại hình này sẽ được điều hành bởi người quản lý (leader) - người có quyền giao nhiệm vụ cho các bộ phận chức năng khác.

Tổ chức dự kiến có điểm tương đồng với tổ chức dự án theo chức năng. Tuy nhiên, dự án dự kiến lại có lợi thế hơn về sự giao tiếp giữa các thành viên, đảm bảo nhân viên có thêm nhiều kinh nghiệm để thực hiện các dự án khác.

Lợi ích của OPM là gì?

Bên cạnh câu hỏi OPM là gì thì lợi ích mà OPM mang lại cũng là vấn đề được rất nhiều người quan tâm đến. Những thông tin dưới đây sẽ giúp giải đáp thắc mắc của người đọc về vấn đề này:

Ứng dụng OPM sẽ giúp tổ chức và doanh nghiệp đánh giá, xác định, đo lường và nâng cao các năng lực quản lý dự án một cách tốt nhất. Từ đó đưa ra quy trình chuẩn để những lần sau áp dụng. Mô hình quản lý này còn tăng khả năng thành công cho dự án, giúp quản lý phát hiện phát huy các điểm mạnh và khắc phục các điểm yếu.

Đặc biệt, thông qua việc liên kết các nguyên tắc, thực tiễn quản lý dự án với các hoạt động của doanh nghiệp, OPM sẽ giúp doanh nghiệp của bạn nâng cao năng lực tổ chức. Từ đó giúp mọi hoạt động đem đến kết quả cao.

Lời kết

Bài viết trên đây đã cung cấp mọi thông tin để giải thích OPM là gì. Qua bài viết này chúng ta thấy rằng OPM là một phương pháp quản lý tổ chức dự án hiệu quả. Chính vì vậy cũng không quá khó hiểu khi thuật ngữ này lại được áp dụng nhiều trong các doanh nghiệp, tổ chức.