Các bạn đã biết quy trình phỏng vấn khi đi xin việc hay chưa?

Quy trình phỏng vấn là gì? 

Quy trình phỏng vấn nhân sự là một chuỗi các bước tương tác với ứng viên để xác định năng lực và tìm ra người phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình tuyển dụng khác nhau. 

Do vậy mà quy trình phỏng vấn nhân sự cũng khác nhau. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ tổ chức theo ba hình thức phỏng vấn. Đó là

• Phỏng vấn sàng lọc: thường được tổ chức bằng cách gọi điện thoại cho ứng viên. 
• Phỏng vấn trực tiếp: ứng viên sẽ tới trực tiếp văn phòng doanh nghiệp để phỏng vấn với cán bộ tuyển dụng. 
• Phỏng vấn chuyên sâu: ứng viên sẽ được cán bộ phụ trách trực tiếp phỏng vấn sau khi đã vượt qua hai vòng trên. Đối với những doanh nghiệp nhỏ và có ít nguồn lực, họ sẽ chỉ dừng lại ở hình thức phỏng vấn trực tiếp hoặc là phỏng vấn online.

Những việc HR cần chuẩn bị trước mỗi buổi phỏng vấn nhân sự 

Để có một buổi phỏng vấn thành công và dễ dàng tìm được người thích hợp thì các nhân viên nhân sự cần chuẩn bị rất kỹ.

Các công việc cần chuẩn bị 

Trước khi bước vào buổi phỏng vấn thì cán bộ tuyển dụng cần lên kế hoạch chuẩn bị các vấn đề như: 

• Thảo luận và quyết định về kỹ năng mà công ty mong muốn ở ứng viên. 
• Lựa chọn những câu hỏi phù hợp để khai thác ứng viên. Từ đó, họ sẽ đánh giá và xem xét mức độ phù hợp của ứng viên dựa vào tiêu chí và kỹ năng trên. 
• Quyết định cách đánh giá ứng viên. Các công ty thường đánh giá nhân viên bằng cách cho điểm. 
• Đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin về yêu cầu làm việc, phúc lợi và tầm nhìn của công ty,… cho các ứng viên.

Một vài lưu ý trước khi chuẩn bị phỏng vấn nhân sự 

Trước khi chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, nhân viên nhân sự sẽ thông báo chi tiết và đầy đủ thông tin cho ứng viên. Bởi vì các ứng viên cần thời gian để sắp xếp lịch trình và cách để đến công ty. 

Đầu tiên là lựa chọn địa điểm phù hợp để đảm bảo buổi phỏng vấn không bị gián đoạn. Các bạn có thể chọn những căn phòng có đủ ánh sáng và ít bị tiếng ồn làm xao nhãng. Như vậy thì chất lượng của buổi phỏng vấn sẽ được nâng cao hơn. 

Tiếp theo lên lịch nhắc nhở với người tuyển dụng. Nếu các bạn cần phối hợp với trưởng bộ phận để tuyển dụng thì hãy nhắc họ để chuẩn  bị thật kỹ. Bởi vì họ rất bận rộn với công việc thường ngày và việc tuyển dụng không nằm trong chuyên môn của họ. Hãy chắc chắn rằng lịch phỏng vấn đã được ghi trong lịch làm việc của người đó.

Quy trình phỏng vấn hiệu quả của nhà tuyển dụng 

Như chúng tôi đã đề cập ở trên, mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình tuyển dụng khác nhau. Điều này dẫn đến việc các thông tin cần khai thác từ ứng viên cũng khác nhau. Dưới đây, chúng tôi sẽ tổng hợp các bước trong quy trình phỏng vấn phổ biến nhất mà doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng. Nó còn phù hợp với nhiều cách phỏng vấn khác nhau như online hay offline.

Giới thiệu sơ lược về công ty 

Đây là bước quan trọng đầu tiên trong quá trình phỏng vấn của nhà tuyển dụng. Màn giới thiệu này sẽ giúp gây ấn tượng ban đầu với ứng viên về công ty và ngược lại. Theo Robert Walter thì việc phỏng vấn sẽ ảnh hưởng rất lớn tới nhận thức của ứng viên về công ty.

Các bạn hãy chào đón ứng viên bằng một nụ cười và một cái bắt tay thân thiện. Nếu bạn đang phỏng vấn online thì các bạn có thể tương tác với ứng viên bằng ngôn ngữ cơ thể. Một cái đập tay “từ xa” cũng có thể là cách để khởi động cuộc trò chuyện. 

Bên cạnh đó, hãy giới thiệu về công ty của các bạn một cách tích cực nhưng không được quá phô trương. Nếu như môi trường làm việc khắc nghiệt thì hãy thẳng thắn và minh bạch với ứng viên. Trung thực trong thông tin sẽ giúp khai thác những suy nghĩ của ứng viên về doanh nghiệp.

Trò chuyện với ứng viên

Khi phỏng vấn thì đừng vội khai thác thông tin của ứng viên ngay lập tức. Mà các bạn hãy tạo một bầu không khí thoải mái bằng những cuộc trò chuyện nhỏ. Lúc này, tài liệu mà các bạn tìm hiểu về ứng viên sẽ phát huy tác dụng. Một vài sở thích mà các bạn tìm được trên trang cá nhân của ứng viên có thể trở thành chủ đề để mở đầu. 

Điều này còn dễ dàng hơn khi phỏng vấn online. Trong lúc trò chuyện, các bạn đừng quên mục tiêu của mình là tạo sự thoải mái cho ứng viên. Điều này không những có lợi cho thương hiệu tuyển dụng mà còn giúp ứng viên thoải mái thể hiện bản thân. 

Thu thập thông tin của ứng viên 

Bước tiếp theo trong một buổi phỏng vấn là thu thập thông tin. Các bạn hãy khéo léo trong việc đặt câu hỏi để giữ không khí không quá căng thẳng. Từ đó, ứng viên sẽ thể hiện các kỹ năng của bản thân một cách tự tin nhất. 

Trong khi ứng viên đưa ra câu trả lời các bạn cần chú ý:

•  Câu trả lời của họ có tổ chức không? 
• Câu trả lời có súc tích, đúng trọng tâm câu hỏi hay không? 
• Ứng viên có tự tin trong việc trình bày một vấn đề hay không? 
• Ngôn ngữ cơ thể của họ như thế nào? 

Nếu các bạn phối hợp phỏng vấn với các cán bộ tuyển dụng khác thì hãy đưa ra một dấu hiệu nào đó để mọi người cùng hiểu về bắt đầu hoặc đã kết thúc quá trình thu thập thông tin. 

Đặt câu hỏi và trả lời

Quá trình phỏng vấn nhân sự là sự trao đổi giữa cả hai bên. Các bạn cũng nên chủ động hỏi ứng viên và trả lời những điều mà họ còn thắc mắc về công ty. So với thông tin trên internet thì các bạn sẽ có nhiều trải nghiệm và hiểu biết với doanh nghiệp hơn. Thông qua việc đặt câu hỏi, các bạn có thể:

• Đánh giá được phản xạ giao tiếp của ứng viên. 
• Thứ hai, nếu công ty của các bạn có nhiều vòng phỏng vấn thì bạn có thể kiểm tra mức độ trung thực của ứng viên khi nói chuyện với các cán bộ tuyển dụng khác nhau. 

Kết thúc việc phỏng vấn nhân sự 

Không những cần tạo ấn tượng tốt đẹp ban đầu mà các bạn cũng cần để ứng viên rời phòng họp với một cảm xúc tích cực. Từ đó, cơ hội tuyển dụng người tài của các bạn sẽ cao hơn.